Datenschutzerklärung für die Nutzung der Plattform „Setmate“
Stand: Dezember 2025
Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserer Plattform. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Nachfolgend informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir bei der Nutzung unserer Website, Web-App und ggf. mobilen Anwendungen („Plattform“) verarbeiten und welche Rechte Ihnen zustehen.
1. Verantwortlicher
Setmate UG (haftungsbeschränkt)
Neuer Wall 71
20354 Hamburg
E-Mail: hello@wearesetmate.com
Vertreten durch die Geschäftsführer: Christian Woldmer, Elisa Zessin
2. Kontaktdaten für Datenschutzanfragen
Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich jederzeit an uns wenden:
Datenschutzkontakt:
Setmate UG (haftungsbeschränkt)
Neuer Wall 71
20354 Hamburg
E-Mail: privacy@wearesetmate.com
Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da hierfür nach Art. 37 DSGVO keine gesetzliche Verpflichtung besteht.
3. Begriffe und Geltungsbereich
3.1 Geltungsbereich
Diese Datenschutzerklärung gilt für:
unsere Website www.wearesetmate.com,
die Web-App app.wearesetmate.com,
weitere Online-Angebote, soweit auf diese Erklärung verwiesen wird.
3.2 Definitionen
„Personenbezogene Daten“ sind alle Informationen, die eine natürliche Person identifizieren oder identifizierbar machen (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Profilinhalte, IP-Adresse).
„Nutzer“ umfasst Besucher:innen der Website sowie registrierte Nutzer:innen der Plattform (Freelancer, Unternehmen, Studios, Agenturen usw.).
4. Datenverarbeitung beim Besuch unserer Website
4.1 Server-Logfiles
Beim Aufruf unserer Landing Page (Squarespace-Hosting, siehe Abschnitt 11.2) und unserer Web-App erheben wir automatisiert folgende Daten:
IP-Adresse
Datum und Uhrzeit des Zugriffs
abgerufene Seiten/Dateien
Referrer-URL
Browsertyp und Betriebssystem
Name des Access-Providers
Zwecke: Betriebssicherheit, IT-Sicherheit, Missbrauchserkennung, Stabilität
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
4.2 Cookies und ähnliche Technologien
Wir verwenden:
notwendige Cookies (Login, Sitzungsverwaltung, Sicherheit)
Analyse-/Tracking-Cookies nur mit Einwilligung
Rechtsgrundlagen:
technisch notwendig: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Analyse/Marketing: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 TTDSG
Einwilligungen können im Cookie-Tool jederzeit widerrufen werden.
5. Registrierung und Nutzung der Plattform
5.1 Registrierung
Für die Kontoerstellung verarbeiten wir insbesondere:
Name
E-Mail-Adresse
Passwort (verschlüsselt)
optional Firmenname / Position
Profilinformationen (Rollen, Skills, Standortangaben)
Zweck: Nutzerkonto, Bereitstellung der Plattform
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
5.2 Profil und öffentliche Angaben
Nutzer können folgende Inhalte freiwillig veröffentlichen:
Profilbild
Bio
Portfolio-/Works (Bilder, Videos, Texte)
Projekte, Events, Jobs
Fähigkeiten & Rollen
Diese Angaben können – je nach Einstellung – für andere Nutzer sichtbar sein.
Die Nutzung von hochgeladenen Profil- und Portfolioinhalten für externe Marketingzwecke (z. B. auf unserer Website oder Social Media) erfolgt nur nach freiwilliger, gesonderter und widerrufbarer Einwilligung des Nutzers.
Zwecke: Sichtbarkeit, Vernetzung, Präsentation
Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Community-Funktion/Berechtigtes Interesse)
5.3 Kommunikation auf der Plattform
Die Plattform bietet aktuell keine offene Chat-Funktion, sondern ausschließlich kurze Nachrichten im Rahmen von Bewerbungen auf Projekte.
Wir verarbeiten:
Nachrichteninhalte
Metadaten (Zeitpunkt)
Zwecke: Bewerbungsabwicklung, Missbrauchserkennung
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO
6. Empfehlungen, Discovery & kein automatisiertes Profiling
Aktuell findet kein automatisiertes Matching statt. Wir verarbeiten jedoch Daten zur Bereitstellung der „Discovery“- und Filterfunktionen:
Profildaten
öffentlich sichtbare Portfolio-Inhalte
Such- und Filtereinstellungen
Zwecke: Darstellung relevanter Profile / Inhalte, Plattformfunktion
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO
Es findet kein automatisiertes Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.
7. Zahlungsabwicklung
Da die Nutzung aktuell vollständig kostenfrei ist, verarbeiten wir derzeit keine Zahlungsdaten. Wenn in Zukunft kostenpflichtige Tarife eingeführt werden, werden wir die relevanten Verarbeitungstätigkeiten in dieser Erklärung ergänzen.
8. Kontakt, Support und E-Mail-Kommunikation
Bei Kontaktaufnahme per E-Mail oder Kontaktformular verarbeiten wir:
Kontaktdaten
Inhalt der Anfrage
Metadaten
Zwecke: Bearbeitung von Anfragen, Support
Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vertragsbezogen) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (allgemeine Anfragen)
9. Newsletter und Updates
Wenn Sie sich freiwillig anmelden, verarbeiten wir:
E-Mail-Adresse, Name (optional)
Double-Opt-In-Daten
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
Widerruf über Abmeldelink jederzeit möglich.
10. Events & Community-Aktivitäten
Bei Teilnahme an Events verarbeiten wir:
Kontaktdaten
Organisationsdaten
ggf. Fotos/Videos (mit Hinweis vor Ort oder Einwilligung)
Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Für Foto-/Videoaufnahmen: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder §§ 22, 23 KUG
11. Empfänger von Daten und Drittlandtransfer
11.1 Allgemeine Empfänger
Mögliche Empfänger sind:
CRM-/Support-Dienstleister
Analytics-Dienstleister (mit Einwilligung)
Rechtsberater/Behörden
Es erfolgt keine Weitergabe an Dritte zu Werbezwecken.
Mit allen Auftragsverarbeitern schließen wir Verträge gem. Art. 28 DSGVO.
11.2 Eingesetzte technische Dienstleister (Hosting & Infrastruktur)
a) Website-Hosting (Squarespace)
Unsere Website www.wearesetmate.com wird bei Squarespace Ireland Ltd. (EU) bzw. Squarespace Inc. (USA) gehostet.
Beim Besuch der Website werden Logfiles verarbeitet (IP-Adresse, Zugriffszeitpunkt, Referrer, Browserdaten usw.).
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
DPF-zertifiziert; Übermittlungen erfolgen auf Grundlage von Art. 45 DSGVO
Ein Auftragsverarbeitungsvertrag wurde abgeschlossen.
b) App-Hosting & Backend (Vercel)
Unsere Plattform wird bei Vercel Inc. (USA) gehostet.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Vercel ist unter dem EU-US DPF zertifiziert.
c) Datenbank-Hosting (Prisma Postgres) – EU-Speicherort
Speicherort der Datenbank: Frankfurt, Deutschland (EU)
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
AVV abgeschlossen
Kein Drittlandtransfer der Kerndaten
d) Medien-Hosting (Cloudinary)
Cloudinary Ltd. (USA)
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
DPF-zertifiziert
Übermittlung personenbezogener Daten (v. a. Metadaten) auf Grundlage von Art. 45 DSGVO
e) E-Mail-Provider (Resend)
Verarbeitung in Irland (EU)
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
AVV abgeschlossen
Kein Drittlandtransfer
12. Speicherdauer
Daten werden nur so lange gespeichert, wie es erforderlich ist.
Profil- und Accountdaten: bis zur Löschung des Nutzerkontos
Server-Logdaten: standardmäßig bis zu 30 Tage
Bewerbungsnachrichten: solange das Nutzerkonto existiert
Nach Zweckfortfall werden Daten gelöscht oder anonymisiert.
13. Pflicht zur Bereitstellung
Für die Nutzung der Plattform sind bestimmte Angaben erforderlich (z. B. Registrierung).
Eine gesetzliche Pflicht besteht nicht.
14. Ihre Rechte
Sie haben gemäß DSGVO u. a.:
Auskunftsrecht
Recht auf Berichtigung
Recht auf Löschung
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Recht auf Datenübertragbarkeit
Widerspruchsrecht
Widerrufsrecht für Einwilligungen
Zusätzliche Pflichtangabe:
Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 13 Abs. 2 lit. d DSGVO).
Kontakt zur Rechteausübung: privacy@wearesetmate.com
15. Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO
Sie können jederzeit Widerspruch gegen Datenverarbeitungen einlegen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO beruhen.
Bei Direktwerbung erfolgt keine weitere Verarbeitung.
16. Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Es findet keine Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.
17. Datensicherheit
Wir nutzen technische und organisatorische Maßnahmen entsprechend dem Stand der Technik, z. B.:
Verschlüsselung
Zugriffsbeschränkungen
regelmäßige Sicherheitsupdates
getrennte Rechte- und Rollensysteme
18. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir aktualisieren diese Erklärung, wenn:
neue Funktionen hinzukommen,
sich Datenverarbeitungen ändern,
gesetzliche Vorgaben dies erfordern.
Die aktuelle Version ist jederzeit auf der Plattform abrufbar.